贵州工程职业学院资产数字化实践：近两万件资产实现线上建档管理

系统上线稳定运行至今，覆盖校内 23 个部门，纳入 31 类资产进行管理。

贵州工程职业学院坐落于铜仁德江，占地 800 亩，校舍建筑面积 24.5 万平方米，开设 25 个高职专业，在校生规模约一万一千人。学校建有 11 个实训中心，教学科研仪器设备总值超过 6000 万元。校内资产跨度极大：护理器械、药学装置、汽车检测设备这类高值仪器单件可达上万元；课桌椅、办公家具、实训耗材单价不高，但存量庞大。将高值教学设备与低值耗材纳入同一套账册统筹管理，一直是学校资产管理的难点。

数字化改造之前，学校资产依靠纸质台账和 Excel 表格分开登记。各部门独立留存资料，入库、领用、调拨、维修、报废等环节缺少统一电子化记录。随着实训设备持续添置、院系架构调整、教职工岗位变动，资产底数不清、使用责任人难以界定，年度盘点的压力逐年增加。学校启动资产管理数字化选型，经过多轮调研比对，最终选用辰领资管系统，首期项目于 2018 年正式上线。

统一数据基准，夯实资产台账基础

项目落地的首要工作，是存量资产的数据标准化梳理。过去各部门自行维护台账，字段定义、计量单位、资产分类标准并不统一。项目协同学校对存量资产信息进行规整，统一数据格式，通过批量导入完成建档。同步规范计量单位、资产分类、存放地址、归属部门等基础信息，划定 23 个资产归属部门，设置 31 项资产分类，并按资产类型预设使用年限。首期实施，近两万件资产完成线上入库建档。

系统为每一项资产生成唯一编码。一条记录既可对应单台服务器，也支持成套实训器械、批量家具物资的批量登记。设备单价、规格型号、序列号、存放地点、使用责任人、预计使用年限等信息，统一归集到一套资产台账中。

资产流转全程留痕，告别纸质单据管理

以往资产流转全靠纸质单据，一旦材料遗失，业务过程很难追溯。数字化落地后，入库、领用出库、借用归还、维修登记、部门调配、报废处置全部线上办理，批次信息、经办人、操作时间、资产数量全程留痕可查。 入库单据完整记录批次、办理时间、经办人与资产明细；服务器、交换机会标注存放于中心机房；行政家具台账备注资金来源与房间位置。原本散落在各类纸质材料中的信息，全部沉淀进数字化资产台账。

针对实训耗材这类领用频繁的低值资产，系统配套进销存模块，覆盖采购入库、部门申领、库存统计全流程，补齐低值物资管理短板，也是校内日常使用频率很高的功能。

数字化落地，切实减轻资产管控压力

管理上的改变，是在日常使用中逐步显现的。资产底数清晰之后，各部门管辖资产、存放位置、使用责任人都可以快速查询，不用再翻阅纸质档案。跨部门借用、调拨教学设备，资产流向、经手人员全程可追溯，耗材领用去向也有据可查。

资产盘点的改善感受最为突出。此前全校盘点需要人工逐项核对，依托数字化台账之后，盘点工作量相比原先减少约一半，这个结论来自后勤管理人员多轮实地盘点得出的实际感受。

高职院校资产管理普遍存在资产总量大、品类繁杂的特点，实训设备使用频次高，资产归属还会随教学安排动态调整。本次项目重点放在业务流程标准化、统一数据口径，方便后勤管理人员在同一平台完成资产全生命周期管理。这套落地思路，对同类高职院校有参考价值，尤其适合实训资产占比高、后勤管理团队人员有限的民办高职。

长期适配：系统交付不是项目终点

系统上线后持续稳定运行。伴随学校发展，校内专业设置多次调整，新增资产持续录入系统。资产分类、部门归属、业务流程都可以按需调整，持续承载新增实训设备的建档管理。辰领资管系统也保持持续迭代，提供长期技术支撑。

资产管理数字化的核心，不在于炫酷的可视化大屏，而是把管理落到每一件实物资产、每一次流转业务。盘点减负、资产调拨有据可追溯，就是数字化给院校资产管理带来最实在的价值。